Quoi de plus frustrant qu’un appel vers une entreprise auquel personne ne réponds …
Alors que peut -on faire ?
Faire aboutir, automatiquement, sur non réponse ou occupation l’appel :
- vers une messagerie vocale; oui, mais on ne sait jamais
si le message va être lu le jour même ou au retour d’une semaine de
vacances ! - vers le poste d’une assistante, qui saura
renseigner l’appelant voire l’aiguiller vers une autre personne pouvant
traiter l’appel en cas d’absence et d’urgence. - vers le
mobile de l’appelé, ce qui bien souvent ramène au cas 1, mais la boite
vocale est plus facilement accessible et ce type de transfert génère un
coût supplémentaire.
Le cas 2 peut avoir des solutions faciles à mettre en place dans un environnement VoIP.
Par
exemple, un serveur s’interfaçant avec un serveur d’agenda (supposé à
jour pour les données de la personne appelée) et le PABX, peut :
- automatiquement mettre en place la fonction de transfert;
- délivrer les informations de présence à l’assistante ou l’opératrice vers qui l’appel est transféré;
- rendre
accessible un annuaire, avec recherche multi critère, dont la
consultation permettra à celui qui traite l’appel de trouver, si
besoin, une personne compétente pour poursuivre le traitement de
l’appel;
A titre d’exemple, Netwise (http://www.netwisecorp.com/)
permet de mettre en place ce type de solution : serveur et client pour
le poste assistante ou opératrice, et ainsi d’améliorer l ‘accueil
téléphonique de votre entreprise.